۵ نکته طلایی برای انتخاب شرکت خدمات پذیرایی در نمایشگاه ها

بهترین شرکت خدمات پذیرایی در نمایشگاه ها را با این ۵ نکته طلایی انتخاب کنید. بررسی سابقه، منو، مجوز بهداشتی، تجهیزات و قیمت برای یک پذیرایی بی نقص.

مقدمه

حضور موفق در نمایشگاه های تجاری، فراتر از طراحی یک غرفه جذاب و ارائه محصولات با کیفیت است. نحوه میزبانی و پذیرایی از بازدیدکنندگان، شرکای تجاری و مشتریان بالقوه، نقشی حیاتی در شکل گیری تصویر برند شما و موفقیت کلی حضورتان ایفا میکند. یک پذیرایی حرفه ای و حساب شده میتواند تجربه ای به یاد ماندنی برای مهمانان شما رقم بزند و زمینه ساز گفتگوهای تجاری موثر شود. در مقابل، یک سرویس پذیرایی ضعیف میتواند تمام تلاش های شما را خدشه دار کند. انتخاب شرکت خدمات پذیرایی در نمایشگاه ها یک تصمیم استراتژیک است که نیازمند دقت و بررسی همه جانبه دارد. به طور خلاصه، برای یک انتخاب هوشمندانه باید پنج عامل کلیدی را در نظر بگیرید: سابقه و تخصص شرکت در محیط نمایشگاهی، کیفیت و تنوع منوی غذایی، داشتن مجوزهای بهداشتی معتبر، توانایی لجستیکی و تجهیزات مدرن، و در نهایت شفافیت در قیمت گذاری و قرارداد.

مجتمع خدمات نمایشگاهی ویونا با سالها تجربه مستقر در قلب رویدادهای تجاری ایران، آماده ارائه مشاوره و خدمات کامل پذیرایی به شماست. برای دریافت مشاوره رایگان و آشنایی با خدمات ما میتوانید با شماره های ۰۹۱۹۲۴۲۳۷۰۲ و ۰۲۱۷۷۹۵۲۲۷۸ تماس حاصل فرمایید یا به صورت حضوری به دفتر ما در نمایشگاه بین المللی تهران، سالن ۱۲ مراجعه کنید. ما به شما کمک میکنیم تا با یک پذیرایی بی نقص، بهترین تاثیر را بر مخاطبان خود بگذارید.

۵ نکته طلایی برای انتخاب شرکت خدمات پذیرایی در نمایشگاه ها

انتخاب یک شریک قابل اعتماد برای خدمات پذیرایی در نمایشگاه شما یکی از مهمترین تصمیماتی است که پیش از شروع رویداد باید بگیرید. این انتخاب به طور مستقیم بر روی تجربه بازدیدکنندگان شما از غرفه و برندتان تاثیر میگذارد. در ادامه به تفصیل پنج نکته کلیدی را که باید به عنوان یک راهنمای جامع در نظر داشته باشید، بررسی میکنیم.

۱. بررسی سابقه و تجربه شرکت خدمات پذیرایی

اولین و شاید مهمترین گام در انتخاب شرکت خدمات پذیرایی در نمایشگاه ها، بررسی دقیق سابقه و سطح تجربه آن شرکت است. پذیرایی در یک محیط نمایشگاهی تفاوت های بنیادینی با پذیرایی در مراسم های دیگر مانند عروسی یا همایش های شرکتی دارد. فضای نمایشگاه پویا، پرتردد و زمانبندی در آن بسیار فشرده است. شرکتی که انتخاب میکنید باید به خوبی با این چالش ها آشنا باشد.

اهمیت نمونه کارها و مشتریان قبلی

یک شرکت معتبر همواره مجموعه ای قوی از نمونه کارها و لیستی از مشتریان راضی را برای ارائه دارد. از شرکت مورد نظر بخواهید تا آلبوم تصاویر یا ویدیوهای مربوط به پروژه های نمایشگاهی قبلی خود را در اختیار شما قرار دهد. به جزئیات دقت کنید: نحوه چیدمان میزها، ظاهر و یونیفرم پرسنل، کیفیت ظروف و تجهیزات، و نحوه سرویس دهی در تصاویر چگونه به نظر میرسد؟ آیا آنها با برندهای بزرگ و شناخته شده همکاری داشته اند؟ همکاری با برندهای معتبر نشان دهنده سطح بالایی از استاندارد و قابل اعتماد بودن آن شرکت است. همچنین، درخواست ارائه رضایت نامه از مشتریان قبلی یا شماره تماس آنها برای استعلام، یک روش هوشمندانه برای سنجش کیفیت خدمات است. یک شرکت حرفه ای از این درخواست استقبال خواهد کرد، زیرا به کیفیت کار خود اطمینان دارد. بررسی شبکه های اجتماعی و وبسایت شرکت نیز میتواند دید خوبی از فعالیت ها و سطح حرفه ای بودن آنها به شما بدهد.

تخصص در پذیرایی نمایشگاهی

همانطور که اشاره شد، پذیرایی نمایشگاهی یک تخصص است. شرکتی که تجربه بالایی در این زمینه دارد، چالش های منحصر به فرد آن را درک میکند. این چالش ها شامل موارد زیر است:

• سرعت عمل: در نمایشگاه، زمان محدود است. پرسنل پذیرایی باید بتوانند در کوتاه ترین زمان ممکن، تعداد زیادی از مهمانان را با بالاترین کیفیت سرویس دهی کنند.
• مدیریت فضا: غرفه های نمایشگاهی معمولا فضای محدودی دارند. شرکت پذیرایی باید بتواند با استفاده بهینه از فضا، یک کانتر پذیرایی کارآمد و زیبا را راه اندازی کند که مانع از تردد بازدیدکنندگان نشود.
• لجستیک پیچیده: تامین مواد اولیه تازه، حمل و نقل تجهیزات به داخل سالن های نمایشگاه، و هماهنگی با قوانین و مقررات مجموعه نمایشگاهی، نیازمند تجربه و برنامه ریزی دقیق است. شرکتی که در محل نمایشگاه مستقر است، مانند مجتمع خدمات نمایشگاهی ویونا در نمایشگاه بین المللی تهران، به دلیل آشنایی کامل با محیط و دسترسی آسان، مزیت قابل توجهی دارد. برای اطلاعات بیشتر در مورد قوانین و امکانات میتوانید به وبسایت رسمی نمایشگاه بین المللی تهران مراجعه کنید.
• انعطاف پذیری: شرایط در نمایشگاه ممکن است به سرعت تغییر کند. تعداد مهمانان ممکن است از پیش بینی شما بیشتر یا کمتر شود. یک تیم پذیرایی حرفه ای باید بتواند خود را با شرایط پیش بینی نشده وفق دهد و راه حل های مناسبی ارائه کند. بنابراین، هنگام مذاکره حتما سوالات مشخصی در مورد تجربیات قبلی آنها در نمایشگاه های هم صنف خودتان بپرسید. آیا آنها قبلا در این سالن یا این نمایشگاه خاص کار کرده اند؟ بزرگترین چالشی که در یک رویداد نمایشگاهی با آن روبرو شده اند چه بوده و چگونه آن را مدیریت کرده اند؟ پاسخ به این سوالات، درک عمیقی از توانایی های واقعی آنها به شما میدهد.

۲. کیفیت و تنوع منو، کلید رضایت مهمانان

پس از اطمینان از تجربه و تخصص شرکت، نوبت به بررسی یکی از جذاب ترین بخش ها یعنی منوی غذایی میرسد. منوی شما ویترین سلیقه و سطح حرفه ای گری برند شماست. یک منوی با کیفیت، خوش طعم و متنوع میتواند بازدیدکنندگان را برای مدت بیشتری در غرفه شما نگه دارد و فرصت مذاکره را برای تیم فروش شما فراهم کند.

ارائه منوهای متنوع (ایرانی، فرنگی، فینگرفود)

یک شرکت خدمات پذیرایی در نمایشگاه ها باید قادر به ارائه طیف وسیعی از گزینه ها باشد تا شما بتوانید بهترین انتخاب را متناسب با هویت برند، بودجه و سلیقه مخاطبان خود داشته باشید. منوها معمولا به دسته های زیر تقسیم میشوند:

• پذیرایی ساده (پک پذیرایی): شامل آب معدنی، آبمیوه های طبیعی، چای، قهوه و انواع شیرینی های خشک یا کوکی است. این گزینه برای غرفه هایی با بودجه محدود یا بازدیدکنندگان بسیار زیاد مناسب است.
• فینگرفود: این گزینه یکی از محبوب ترین و کارآمدترین انتخاب ها برای پذیرایی نمایشگاهی است. فینگرفودها غذاهای کوچک و لقمه ای هستند که به راحتی و بدون نیاز به میز و صندلی قابل سرو هستند. انواع مینی ساندویچ ها، کاناپه ها، تارت های نمکی، و سیخ های میوه و سبزیجات در این دسته قرار میگیرند. این سبک پذیرایی، مدرن و شیک است و به مهمانان اجازه میدهد تا در حین گفتگو و بازدید از غرفه، به راحتی پذیرایی شوند.
• منوی بوفه سرد و گرم: برای پذیرایی از مهمانان ویژه، مدیران ارشد یا در صورتی که فضای کافی برای برگزاری یک وعده ناهار یا شام کاری در غرفه خود دارید، منوی بوفه گزینه ای عالی است. این منو میتواند شامل انواع سالادها، اردوها، غذاهای اصلی ایرانی و فرنگی و دسرها باشد.
• نوشیدنی های گرم و سرد: وجود یک باریستای حرفه ای که بتواند انواع قهوه (اسپرسو، لاته، کاپوچینو) و نوشیدنی های سرد مانند موکتل ها و اسموتی ها را سرو کند، میتواند یک نقطه قوت بسیار جذاب برای غرفه شما باشد و توجهات زیادی را به خود جلب کند.

در جدول زیر یک نمونه از دسته بندی منوها برای درک بهتر ارائه شده است:

نوع منو	موارد پیشنهادی	مناسب برای
پک پذیرایی اقتصادی	آب معدنی، آبمیوه صنعتی، چای کیسه ای، کوکی	غرفه های پرتردد، بودجه محدود
پذیرایی میان وعده	قهوه دمی، چای، شیرینی های تر کوچک، آبمیوه طبیعی	جلسات کوتاه، پذیرایی عمومی
منوی فینگرفود	مینی پیتزا، رول های مرغ، کاناپه ژامبون، تارت کشک بادمجان	پذیرایی مدرن، غرفه های شلوغ، ایجاد تمایز
بوفه ناهار کاری	سالاد سزار، جوجه کباب، باقالی پلو با گوشت، لازانیا، دسر	مهمانان ویژه، جلسات طولانی، فضای VIP
کافی بار حرفه ای	اسپرسو، لاته، کاپوچینو، موکتل های میوه ای	جذب بازدیدکننده، غرفه های بزرگ و مدرن

امکان تست غذا و نوشیدنی قبل از قرارداد

هرگز کیفیت غذا را تنها بر اساس عکس یا توضیحات منو قضاوت نکنید. یک شرکت پذیرایی معتبر و حرفه ای، حتما امکان تست غذا (Food Tasting) را برای شما فراهم میکند. درخواست یک جلسه تست برای چند مورد از آیتم های اصلی منوی پیشنهادی، حق طبیعی شماست. در این جلسه میتوانید کیفیت مواد اولیه، طعم و مزه غذا، و حتی نحوه ارائه و تزئین آن را از نزدیک بسنجید. این کار به شما اطمینان میدهد که در روز نمایشگاه، با یک سورپرایز ناخوشایند روبرو نخواهید شد و آنچه دریافت میکنید دقیقا همان چیزی است که انتظارش را داشتید.

توجه به رژیم های غذایی خاص و حساسیت ها

در دنیای امروز، توجه به نیازهای فردی مهمانان نشانه احترام و حرفه ای بودن شماست. ممکن است در میان بازدیدکنندگان شما افرادی با رژیم های غذایی خاص (گیاهخواری، وگان)، حساسیت های غذایی (به گلوتن، لاکتوز، آجیل) یا ملاحظات مذهبی (غذای حلال) وجود داشته باشند. از شرکت خدمات پذیرایی سوال کنید که آیا توانایی آماده سازی و ارائه گزینه های ویژه برای این افراد را دارند یا خیر. ارائه چند گزینه گیاهی یا بدون گلوتن در منو، حتی اگر تعداد کمی از آنها استفاده کنند، تاثیر بسیار مثبتی بر تصویر برند شما خواهد گذاشت و نشان میدهد که شما به جزئیات و رفاه همه مهمانان خود اهمیت میدهید.

۳. مجوزهای بهداشتی و استانداردهای ایمنی غذا

سلامت و ایمنی مهمانان شما باید در اولویت مطلق باشد. یک مسمومیت غذایی کوچک در غرفه شما میتواند به یک فاجعه بزرگ برای اعتبار برندتان تبدیل شود. بنابراین، بررسی دقیق مجوزهای بهداشتی و پایبندی شرکت خدمات پذیرایی در نمایشگاه به استانداردهای ایمنی غذا، یک مرحله غیر قابل چشم پوشی است. این موضوع بخشی از اصول E-E-A-T (تخصص، تجربه، اعتبار، اعتماد) است که برای گوگل و همچنین برای مشتریان شما اهمیت دارد.

بررسی گواهینامه های معتبر

از شرکت مورد نظر بخواهید تا مجوزهای بهداشتی خود را که از سوی نهادهای نظارتی مانند وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشکی یا سازمان غذا و دارو صادر شده است، ارائه دهد. این مجوزها نشان میدهند که آشپزخانه، پرسنل و فرآیندهای کاری آن شرکت، حداقل استانداردهای لازم برای تهیه و توزیع مواد غذایی را رعایت میکنند. علاوه بر مجوزهای داخلی، داشتن گواهینامه های بین المللی مانند ISO 22000 (سیستم مدیریت ایمنی مواد غذایی) یا HACCP (تجزیه و تحلیل خطر و نقاط کنترل بحرانی) یک مزیت بسیار بزرگ محسوب میشود. این گواهینامه ها نشان دهنده تعهد آن شرکت به بالاترین سطوح کیفی و ایمنی در سطح جهانی است و به شما اطمینان خاطر بیشتری میدهد. شرکتی که در این زمینه سرمایه گذاری کرده است، قطعا شریک قابل اعتمادتری خواهد بود.

پروتکل های بهداشتی در زمان آماده سازی و سرو

صرفا داشتن مجوز کافی نیست. باید از نحوه اجرای پروتکل های بهداشتی در عمل نیز اطمینان حاصل کنید. در مورد فرآیندهای آنها سوال بپرسید:

• زنجیره سرد: چگونه از حفظ دمای مناسب مواد غذایی حساس مانند گوشت، مرغ و لبنیات از زمان تهیه تا سرو در غرفه اطمینان حاصل میکنند؟ آیا از ظروف و کانتینرهای مخصوص حمل غذا با قابلیت کنترل دما استفاده میکنند؟
• بهداشت پرسنل: آیا پرسنل پذیرایی دارای کارت بهداشت معتبر هستند؟ آیا در حین کار از دستکش، کلاه و یونیفرم تمیز استفاده میکنند؟ پروتکل های شستشوی دست و ضدعفونی کردن سطوح چگونه اجرا میشود؟
• تجهیزات در محل: تجهیزاتی که در غرفه استفاده میشوند، مانند گرمکن های غذا (شفینگ دیش)، دستگاه های قهوه ساز و سطوح کار، چگونه و با چه موادی ضدعفونی میشوند؟
• مدیریت پسماند: برنامه آنها برای جمع آوری و دفع زباله های تولید شده در غرفه به شیوه ای بهداشتی و سریع چیست؟

این سوالات فنی ممکن است کمی سختگیرانه به نظر برسند، اما پاسخ های یک شرکت حرفه ای به این سوالات، نشان دهنده میزان جدیت آنها در قبال ایمنی غذایی است. به یاد داشته باشید که در محیط شلوغ نمایشگاه، ریسک آلودگی های میکروبی بالاتر است و سختگیری در این مورد کاملا منطقی و ضروری است. یک شرکت ضعیف در پاسخ به این سوالات دچار مشکل خواهد شد، اما یک شرکت معتبر مانند ویونا با آغوش باز از این سوالات استقبال کرده و فرآیندهای خود را با شفافیت کامل برای شما تشریح خواهد کرد.

۴. تجهیزات، لجستیک و پرسنل حرفه ای

کیفیت خدمات یک شرکت پذیرایی تنها به طعم غذای آن محدود نمیشود. ظاهر، رفتار و کارایی تیم اجرایی و همچنین کیفیت تجهیزاتی که استفاده میکنند، به همان اندازه در ساختن یک تجربه موفق اهمیت دارد. این بخش از خدمات، چهره اجرایی برند شما در مقابل دیدگان بازدیدکنندگان است.

ارزیابی ظرفیت و کیفیت تجهیزات (کانتر، ظروف، دستگاه های نوشیدنی)

تجهیزات پذیرایی باید هم زیبا، هم تمیز و هم کارآمد باشند. پیش از امضای قرارداد، حتما در مورد تجهیزاتی که قرار است در غرفه شما استفاده شود، سوال کنید و در صورت امکان تصاویر آنها را ببینید یا از نزدیک بازدید کنید.

• ظروف: آیا ظروف متناسب با سطح و سبک رویداد شما هستند؟ آیا از ظروف یکبار مصرف با کیفیت و دوستدار محیط زیست استفاده میکنند یا ظروف چینی و شیشه ای تمیز و بدون لب پریدگی؟ هماهنگی ظروف با دیزاین کلی غرفه شما میتواند تاثیر بصری فوق العاده ای داشته باشد.
• کانتر و میز پذیرایی: آیا شرکت، کانترهای شیک و مناسبی برای سرو غذا و نوشیدنی ارائه میدهد؟ آیا این کانترها قابلیت برندینگ و نصب لوگوی شما را دارند؟ ابعاد کانتر باید متناسب با فضای غرفه شما باشد.
• تجهیزات گرم و سرد نگهدارنده: برای سرو غذاهای گرم، استفاده از شفینگ دیش های (Chafing Dish) استاندارد و زیبا ضروری است تا غذا در دمای مطلوب باقی بماند. برای نوشیدنی های سرد نیز کلمن های شیشه ای شیک یا دیسپنسرهای نوشیدنی، ظاهری بسیار بهتر از بطری های پلاستیکی دارند.
• دستگاه های نوشیدنی: اگر قصد سرو قهوه دارید، کیفیت دستگاه اسپرسوساز بسیار مهم است. یک دستگاه حرفه ای میتواند در زمان کوتاه، تعداد زیادی قهوه با کیفیت یکسان ارائه دهد. این موضوع در مورد سایر دستگاه ها مانند آبمیوه گیری یا چای ساز نیز صادق است. یک شرکت خدمات پذیرایی در نمایشگاه ها با تجهیزات کامل و مدرن، نشان میدهد که برای کیفیت کار خود ارزش قائل است و میتواند بدون نقص، خدمات مورد نظر شما را ارائه دهد.

تیم اجرایی متخصص و آموزش دیده

پرسنل پذیرایی، سفیران خط مقدم شما در غرفه هستند. رفتار، ظاهر و مهارت آنها تاثیر مستقیمی بر تجربه مهمانان شما دارد. یک تیم حرفه ای باید دارای ویژگی های زیر باشد:

• ظاهر آراسته و یونیفرم یکدست: پرسنل باید با لباس فرم تمیز، مرتب و یکسان در غرفه حاضر شوند. این نظم و آراستگی، به اعتبار و پرستیژ غرفه شما می افزاید.
• رفتار مودبانه و مشتری مدار: آنها باید آموزش دیده باشند تا با لبخند، احترام و حوصله با تمام بازدیدکنندگان رفتار کنند، حتی در شلوغ ترین ساعات نمایشگاه. توانایی برقراری ارتباط موثر و پاسخگویی به سوالات اولیه مهمانان یک مزیت بزرگ است.
• تخصص و مهارت: یک باریستای ماهر، یک سرآشپز خلاق و مهمانداران کارآزموده، تفاوت را رقم میزنند. آنها باید به منو مسلط باشند و بتوانند در مورد اقلام مختلف به مهمانان توضیح دهند.
• مدیریت بحران: تیم اجرایی باید تحت نظارت یک مدیر باتجربه (سوپروایزر) فعالیت کند که بتواند در لحظه تصمیم گیری کرده، مشکلات پیش بینی نشده را حل کند و هماهنگی لازم را بین اعضای تیم ایجاد نماید. از شرکت پذیرایی در مورد نحوه گزینش و آموزش پرسنل خود سوال کنید. شرکتی که برای آموزش تیم خود سرمایه گذاری میکند، شریک قابل اعتمادتری برای رویداد مهم شما خواهد بود.

۵. شفافیت مالی و تناسب قیمت با خدمات

آخرین نکته طلایی اما نه کم اهمیت ترین، مسائل مالی و شفافیت در قرارداد است. هدف شما باید پیدا کردن بهترین ارزش در برابر هزینه باشد، نه لزوما ارزان ترین گزینه. یک سرویس بسیار ارزان قیمت، معمولا با کاهش کیفیت مواد اولیه، استفاده از پرسنل غیر حرفه ای یا تجهیزات نامناسب همراه است که میتواند در نهایت به قیمت خدشه دار شدن اعتبار برند شما تمام شود.

دریافت پیش فاکتور دقیق و بدون هزینه های پنهان

پیش از هرگونه توافق، یک پیش فاکتور جامع و دقیق از شرکت پذیرایی درخواست کنید. این پیش فاکتور باید شامل تمام جزئیات خدمات و هزینه های مربوطه به صورت تفکیک شده باشد. یک پیش فاکتور شفاف باید موارد زیر را در بر بگیرد:

• هزینه هر پرس غذا یا هر آیتم منو به تفکیک
• هزینه پرسنل (سرآشپز، باریستا، مهماندار، مدیر پروژه) بر اساس تعداد نفرات و ساعات کاری
• هزینه اجاره و حمل و نقل تجهیزات (کانتر، ظروف، دستگاه ها)
• هزینه های جانبی مانند حمل و نقل، ورود به نمایشگاه، و مدیریت پسماند
• مالیات بر ارزش افزوده (در صورت شمول)

مراقب هزینه های پنهان باشید. برخی شرکت ها ممکن است در ابتدا قیمت پایینی اعلام کنند اما بعدا هزینه هایی مانند دستمال، مواد شوینده یا حتی یخ را به صورت جداگانه به فاکتور شما اضافه کنند. در قرارداد خود به وضوح قید کنید که قیمت نهایی شامل تمام هزینه هاست و هیچ مبلغ دیگری به آن اضافه نخواهد شد.

مقایسه قیمت ها و خدمات ارائه شده

توصیه میشود از حداقل سه شرکت خدمات پذیرایی در نمایشگاه مختلف پیش فاکتور دریافت کنید. اما هنگام مقایسه، صرفا به عدد نهایی نگاه نکنید. یک چک لیست تهیه کنید و خدمات ارائه شده توسط هر شرکت را در کنار قیمت آن بسنجید.

ویژگی برای مقایسه	شرکت الف	شرکت ب	شرکت ج
سابقه کار نمایشگاهی	۱۰ سال	۲ سال	۵ سال
کیفیت منو (بر اساس تست)	عالی	خوب	متوسط
داشتن گواهینامه ISO	دارد	ندارد	ندارد
تعداد پرسنل پیشنهادی	۴ نفر	۳ نفر	۳ نفر
کیفیت تجهیزات	مدرن و شیک	معمولی	قدیمی
قیمت نهایی	۱۵ میلیون تومان	۱۱ میلیون تومان	۱۲ میلیون تومان

با استفاده از یک جدول مقایسه ای مانند این، میتوانید تصمیمی آگاهانه تر بگیرید. شاید شرکت الف قیمت بالاتری داشته باشد، اما با توجه به سابقه، کیفیت غذا و تجهیزات برتر، ارزش بیشتری برای برند شما خلق کند و ریسک کمتری داشته باشد. در نهایت، خدمات پذیرایی نمایشگاهی یک سرمایه گذاری بر روی تصویر برند شماست. انتخاب هوشمندانه در این زمینه، بازگشت سرمایه خود را در قالب مشتریان راضی، قراردادهای جدید و اعتباری درخشان به شما نشان خواهد داد.

سوالات متداول

در این بخش به ده سوال پرتکرار که ممکن است در فرآیند انتخاب شرکت خدمات پذیرایی برای شما پیش بیاید، پاسخ میدهیم.

از چه زمانی باید برای رزرو خدمات پذیرایی نمایشگاهی اقدام کنیم؟

بهترین زمان برای اقدام، حداقل یک تا دو ماه قبل از تاریخ برگزاری نمایشگاه است. شرکت های معتبر برنامه کاری فشرده ای دارند و رزرو دیرهنگام ممکن است باعث شود شما بهترین گزینه ها را از دست بدهید. اقدام زودهنگام همچنین به شما فرصت کافی برای بررسی، مذاکره و برنامه ریزی دقیق را میدهد.

حداقل تعداد سفارش برای پذیرایی در غرفه چقدر است؟

این مورد بستگی به سیاست های هر شرکت پذیرایی دارد، اما اکثر شرکت ها یک حداقل تعداد سفارش (معمولا برای ۵۰ یا ۱۰۰ نفر) را در نظر میگیرند. بهتر است این موضوع را در ابتدای مذاکرات خود با شرکت مطرح کنید.

آیا امکان برندینگ و استفاده از لوگوی ما بر روی تجهیزات وجود دارد؟

بله، بسیاری از شرکت های حرفه ای این امکان را ارائه میدهند. شما میتوانید لوگوی خود را بر روی کانتر پذیرایی، لباس پرسنل، دستمال سفره ها و حتی بسته بندی های کوچک شیرینی و شکلات چاپ کنید. این کار به تقویت هویت بصری برند شما کمک شایانی میکند.

در صورت تمام شدن مواد غذایی در حین نمایشگاه چه اتفاقی می افتد؟

یک شرکت پذیرایی با تجربه، همیشه مقداری مواد اولیه و اقلام منو را به عنوان پشتیبان (معمولا ۱۰ تا ۱۵ درصد بیشتر از تعداد توافق شده) به همراه دارد تا در صورت افزایش غیرمنتظره تعداد مهمانان، بتواند پاسخگو باشد. حتما این مورد را در قرارداد خود ذکر کنید.

تکلیف غذا و مواد باقی مانده در انتهای روز چه میشود؟

این موضوع باید در قرارداد شما مشخص شود. برخی شرکت ها مواد باقی مانده را با خود میبرند و برخی دیگر آن را در اختیار شما قرار میدهند. میتوانید هماهنگی لازم را برای بسته بندی بهداشتی و تحویل آن به پرسنل غرفه خود انجام دهید.

آیا شرکت پذیرایی مسئولیت نظافت محدوده پذیرایی را بر عهده میگیرد؟

بله، یک سرویس کامل پذیرایی شامل نظافت و پاکسازی مداوم محدوده سرو غذا و همچنین جمع آوری کامل زباله ها در پایان هر روز کاری است. اطمینان حاصل کنید که این وظیفه به وضوح در شرح خدمات شرکت قید شده باشد.

تفاوت قیمت پذیرایی در نمایشگاه با مراسم های دیگر چیست؟

معمولا هزینه خدمات پذیرایی در نمایشگاه ها به دلیل پیچیدگی های لجستیکی، نیاز به سرعت عمل بالا، و هزینه های جانبی مانند اخذ مجوز ورود به سالن، کمی بالاتر از مراسم های عادی است.

آیا میتوانیم منوی دلخواه خود را خارج از منوهای پیشنهادی سفارش دهیم؟

بسیاری از شرکت های کیترینگ انعطاف پذیری لازم برای طراحی یک منوی سفارشی بر اساس نیازها و بودجه شما را دارند. اگر ایده خاصی در ذهن دارید، حتما آن را با سرآشپز یا مدیر فروش شرکت در میان بگذارید.

در صورت بروز مشکل یا عدم رضایت از خدمات در روز نمایشگاه، چه باید کرد؟

یک شرکت حرفه ای همیشه یک مدیر یا سوپروایزر مسئول در محل غرفه شما مستقر میکند. در صورت بروز هرگونه مشکل، فورا موضوع را با او در میان بگذارید تا در سریع ترین زمان ممکن برای حل آن اقدام کند. همچنین داشتن راه های ارتباطی مستقیم با دفتر مرکزی شرکت نیز ضروری است.

پرداخت هزینه ها به چه صورت انجام میشود؟

روال معمول به این صورت است که درصدی از کل مبلغ قرارداد (معمولا بین ۳۰ تا ۵۰ درصد) در زمان عقد قرارداد به عنوان پیش پرداخت دریافت میشود و مابقی مبلغ در پایان رویداد یا طبق توافق طرفین تسویه میگردد.

نتیجه گیری

انتخاب شرکت خدمات پذیرایی در نمایشگاه ها یک جزء حیاتی از استراتژی حضور شما در هر رویداد تجاری است. این انتخاب میتواند به نقطه قوت و عامل تمایز شما تبدیل شود یا به پاشنه آشیل شما. با دنبال کردن پنج نکته طلایی که در این مقاله به تفصیل شرح داده شد، یعنی بررسی دقیق سابقه و تخصص نمایشگاهی، ارزیابی کیفیت و تنوع منو، اطمینان از مجوزهای بهداشتی و ایمنی غذا، سنجش کیفیت تجهیزات و حرفه ای بودن پرسنل، و توجه به شفافیت مالی، شما میتوانید با دیدی باز و آگاهانه، بهترین شریک را برای خود انتخاب کنید.

به یاد داشته باشید که پذیرایی صرفا سیر کردن مهمانان نیست؛ بلکه فرصتی برای خلق یک تجربه مثبت، نمایش کلاس کاری برند، و ایجاد فضایی گرم و صمیمی برای شکل گیری روابط تجاری پایدار است. مجتمع خدمات نمایشگاهی ویونا با استقرار در نمایشگاه بین المللی تهران و با تکیه بر سالها تجربه، تیمی متخصص و تجهیزاتی مدرن، مفتخر است که به عنوان یک شریک قابل اعتماد در کنار شما باشد و به شما کمک کند تا درخشان تر از همیشه در عرصه رقابت ظاهر شوید.